İnsan Kaynakları Formu









PDF veya Word dosyası ekleyiniz.

BÜYÜK/küçük harf duyarlıdır.

Çalışan ve Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika’yı okudum, onaylıyorum.

ÇALIŞAN ADAYLARININ KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN POLİTİKA

1. Amaç

Hitay Holding Grup Şirketleri (“Grup Şirket”), çalışan adaylarının kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır. Hitay Holding Grup Şirketleri çalışan adaylarının kişisel verilerinin işlenmesinde işbu “Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenmesine İlişkin Politika” (“Politika”) uygulanacaktır.
Bu Politika ile Hitay Holding Grup Şirketleri çalışan adaylarına ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda bilgilendirme yapılması amaçlanmaktadır:

• Kişisel verilerin kim tarafından toplandığı,

• Hitay Holding Grup Şirketleri’nin kişisel verileri nasıl topladığı ve kimlere hangi yollarla aktardığı,

• Kişisel verilerin hangi amaçlarla ve nasıl işlendiği,

• İşlenen kişisel verilere ilişkin olarak Hitay Holding Grup Şirketleri çalışan adaylarının hangi haklara sahip olduğu,

• Veri güvenliğinin sağlanması için alınan idari ve teknik önlemlerin neler olduğu.

2. Tanımlar

Açık rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim hale getirme	Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Kişisel veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel verilerin işlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Kanun	6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel nitelikli kişisel veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Çalışan Adayı	Hitay Holding Grup Şirketleri’ne iş başvurusunda bulunarak kişisel bilgilerini erişilebilir kılan gerçek kişi

3. Genel İlkeler

Çalışan Adaylarına ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak aşağıda sayılan ilkeler hâkimdir:

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme,

• Doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,

• Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,

• İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,

• İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

4. Kişisel Verilerin İşlenmesi

4.1 Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Çalışan Adaylarının kişisel verileri Kanun’un 5. maddesinde sayılan veri işleme şartları ile uyumlu olarak işlenmektedir. Aşağıda sayılanlardan birinin varlığı halinde, Hitay Holding Grup Şirketleri, çalışan adaylarının kişisel verilerini açık rıza aranmaksızın işleyebilecektir:

a. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

b. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

c. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

d. Hitay Holding Grup Şirketleri’nin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

e. Çalışan Adayı’nın kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

f. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

g. Temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Hitay Holding Grup Şirketleri’nin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

4.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Hukuka aykırı olarak işlendiği takdirde ayrımcılığa maruz kalma riski taşıyan özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’un 6. maddesinde sayılan veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir.

Özel nitelikli kişisel verilerin açık rıza olmaksızın işlenmesi yasaktır. Ancak, Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla, aşağıda sayılan hallerde çalışan adayının açık rızası olmaksızın özel nitelikli kişisel verilerinin işlenebilmesi mümkün olacaktır:

a.Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi

Kişisel sağlık verileri; (i) Kurul tarafından öngörülecek yeterli önlemleri almak, (ii) genel ilkelere uygun davranmak, (iii) sır saklama yükümlülüğü altında bulunmak kaydıyla aşağıda sıralanan şartlardan birinin varlığı halinde işlenebilecektir:

- Çalışan Adayı’nın yazılı açık rızası

- Kamu sağlığının korunması

- Koruyucu hekimlik

- Tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi,

- Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi

b.Sağlık ve Cinsel Hayat Dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Bu kapsamdaki verilerin, çalışan adayının açık rızasının bulunması durumunda veya kanunlarda öngörülen hallerde işlenmesi mümkün olacaktır.

5. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

Hitay Holding Grup Şirketleri:

• Online başvuru formu ve görüşme formu üzerinde yer alan kişisel veriler iş başvurusunun değerlendirilmesi,

• Olumsuz adayların belirlenmesi,

• Temel insan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,

amaçlarıyla İnsan Kaynakları (Muhasebe) birimi tarafından toplanabilecek ve işlenebilecektir.

5.1. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü

Hitay Holding Grup Şirketleri, çalışan adaylarının kişisel verilerini işbu Politika’da belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir.

Hitay Holding Grup Şirketleri tarafından toplanan ve kullanılan, çalışan adaylarına ait kişisel veriler özellikle şunlardır:

	*Kişisel Verinin İçeriği*
Genel	Adı soyadı, fotoğraf, cinsiyet, adres, telefon numarası, doğum tarihi, medeni hali, e-posta adresi ile yabancı uyruklu çalışanlar bakımından vergi kimlik numarası, pasaport, çalışma vizesi vs.
Askerlik durumu	Askerlik durumu gösterir belge vs.
Eğitim Durumu	Eğitim geçmişi, kurs/seminer sertifikaları, mezuniyet bilgiler, diploma vs.
Yabancı dil/eğitim	Yabancı dil bilgisi
Diğer mesleki bilgiler	İş tecrübesi bilgileri, mesai bilgileri, ilişik kesme gerekçeleri, emeklilik durumu, referans bilgileri, referans mektubu
Kimlik belirleme	T.C kimlik numarası, nüfus cüzdanı ve ehliyet üzerindeki bilgiler, ikametgâh belgesi vs.

6. Çalışan Adaylarının Kişisel Verilerinin İşlenme Sürecine İlişkin Açıklamalar

Hitay Holding Grup Şirketleri, çalışan adaylarına ait kişisel verileri kullanım amacı ortadan kalksa da, başka bir kanunda öngörülmesi veya ilgili çalışan adayı tarafından ayrıca bir rızanın verilmesi halinde saklamaya devam edebilir. Bu istisnai durum haricinde, veri işleme amacının ortadan kalkması söz konusu olduğunda bahsi geçen kişisel veriler Hitay Holding Grup Şirketleri tarafından derhal silinecek, yok edilecek veya anonimleştirilecektir.

7. Çalışan Adayının Sahip Olduğu Haklar

Kanun’un 11. maddesi uyarınca, kişisel verileri işlenen çalışan adayı, Hitay Holding Grup Şirketleri’ne başvurarak aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilir:

a. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme

d. Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,

e. Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

f. Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g. İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Çalışan Adayları, Kanun’dan doğan taleplerini “Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu” aracılığıyla gerçekleştirecektir. Hitay Holding Grup Şirketleri başvuru taleplerini Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, red nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

Çalışan Adayı, işbu Politika’ya konu kişisel verilerinin tam, doğru ve güncel olduğunu taahhüt etmektedir. Kişisel verilerine ilişkin herhangi bir değişikliğin söz konusu olması halinde, Hitay Holding Grup Şirketleri’ni bilgilendirerek kişisel verilerinin güncellenmesini talep edebilecektir. Çalışan Adayı’nın doğru ve güncel bilgi sağlamamış olması halinde, Hitay Holding Grup Şirketleri’nin hiçbir sorumluluğu olmayacaktır.

8. Kişisel Verilerinin Güvenliği

Hitay Holding Grup Şirketleri, çalışan adaylarının kişisel verilerini korumak için uygun idari ve teknik tüm tedbirleri uygulamakla yükümlüdür. Veri kaybı, izinsiz kullanım, çoğaltma, erişim, değiştirilme tehditlerine karşı düzenlenmekte olan idari ve teknik önlemler aşağıdaki gibidir:

- Teknolojinin imkân verdiği ölçüde teknik önlemlerin alınması,

- Kullanılan yazılımların virüs koruma sistemleri ile korunması,

- Kişisel verilere erişimin sınırlanması,

- Kanun’dan kaynaklanan uygulamalara ilişkin olarak iç politikaların düzenlenmesi ve bunlara uyumun sağlanması,

- Çalışanların Kanun ve bundan kaynaklanan şirket uygulamalarına ilişkin olarak eğitilmesi,

- Alınan idari ve teknik önlemlere ilişkin olarak düzenli aralıklarla denetim sağlanması.

İşbu Politika, gerekli görüldüğü hallerde Hitay Holding Grup Şirketleri tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak çalışanlara bilgilendirme yapılacaktır.